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Freigeben von Dateien auf OneDrive für Unternehmen

OneDrive ist eine der beliebtesten Cloud-Speicherlösungen der Welt im Moment. Es hat so viele Funktionen, die die Produktivität um einiges erleichtern. Damit die Benutzer jedoch die Vorteile von Office 365 for Business genießen können, hat Microsoft OneDrive for Business eingeführt.

Diese Version von OneDrive kommt mit bestimmten Steuerelementen und Funktionen auf Unternehmensebene, die in der persönlichen Version fehlen. Diese Steuerelemente und Funktionen sind es, die OneDrive for Business zu einer interessanten Idee für Unternehmen machen. Ein Problem, das unter Anwendern häufig auftritt, ist das Verständnis, wie man Dateien auf OneDrive for Business teilt.


In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Freigabe von OneDrive for Business. Wir werden auch erklären, wie man Dateien zwischen OneDrive und OneDrive for business teilen kann.

Teil 1: Freigeben von Dateien auf OneDrive für Unternehmen

Die Technologie hat die Art und Weise, wie wir Dateien austauschen, verändert, insbesondere durch die Tatsache, dass Remote-Arbeit eine Sache geworden ist. Heutzutage können Menschen von überall aus arbeiten. Infolgedessen müssen sie in der Lage sein, Dateien mit Teammitgliedern und Kunden zu teilen. Dies ist einer der Vorteile der Verwendung von Cloud-Speicher.

Mit OneDrive for Business können Sie alle Arten von Dateien für Einzelpersonen freigeben. Dies bedeutet, dass es einen einfachen Zugriff auf Dateien und eine solide Kontrolle darüber gibt, was die Empfänger mit den Dateien machen können. Lassen Sie uns Ihnen zeigen, wie Sie Dateien mit externen und internen Benutzern über OneDrive for Business teilen können.

1.1 OneDrive for Business Dateien mit externen Benutzern teilen

Wussten Sie, dass Sie OneDrive for Business nutzen können, um Dateien mit externen Benutzern zu teilen? Mit externen Benutzern meinen wir Personen, die nicht Teil Ihres Unternehmens Drive sind. Wenn Sie dies tun, können Sie Dateien oder Ordner selektiv mit diesen Benutzern teilen. Auf diese Weise können Sie Ihr gesamtes Laufwerk vor Fremden schützen.

In OneDrive for Business können Sie die Dateiberechtigungen ändern. So können Sie entscheiden, ob der Empfänger die Datei nur ansehen oder auch bearbeiten soll. Um diese Methode zu nutzen, müssen Sie sie zunächst in Ihren Einstellungen aktiviert haben.

Wählen Sie die Empfänger

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Dateien für externe Benutzer auf OneDrive for Business freizugeben.

Schritt 1 - Öffnen Sie OneDrive und melden Sie sich in Ihrem bereits angelegten Arbeitsaccount an.

Schritt 2 - Suchen Sie nach der Datei, die Sie für den externen Benutzer freigeben möchten.

Schritt 3 - Schauen Sie sich das Menüband am oberen Rand der Seite an und klicken Sie auf Link holen.

Schritt 4 - OneDrive bietet Ihnen automatisch eine Liste von Berechtigungen, die Sie vergeben können. Sie sehen eine Schaltfläche mit der Aufschrift "Jeder mit diesem Link kann dieses Element bearbeiten." Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, zeigt sie Ihnen die verschiedenen Berechtigungsoptionen an, darunter:

  1. Jeder mit diesem Link
  2. Nur bestimmte Personen
  3. Nur Personen innerhalb Ihrer Organisation

Schritt 5 - Wenn Sie nicht möchten, dass die Empfänger das Dokument bearbeiten, deaktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen "Bearbeitung zulassen". Dadurch wird verhindert, dass die Empfänger den Inhalt des Dokuments ändern, herunterladen oder kopieren können.

entscheiden Sie über Ihre Berechtigungen

Schritt 6 - Um Ihren Link einzutragen, klicken Sie einfach auf Link holen.

Schritt 7 - Sie können nun auf Kopieren klicken, um Ihren neuen Link in die Zwischenablage zu legen.

Nun können Sie diesen Link per E-Mail oder SMS an externe Benutzer weitergeben. Sobald diese darauf klicken, können sie das Dokument anzeigen. Basierend auf den Berechtigungen, die Sie festgelegt haben, können sie die Dateien bearbeiten oder nicht.

Beachten Sie, dass es möglich ist, den Link in OneDrive for Business zu deaktivieren. Dazu müssen Sie nur die Datei auswählen, auf das Informationssymbol klicken und Freigabe beenden auswählen. Herzlichen Glückwunsch, Sie wissen nun, wie Sie Dateien auf OneDrive for Business für externe Benutzer freigeben können.

1.2 OneDrive for business mit internen Benutzern teilen

Die Freigabe von Dateien mit internen Benutzern auf OneDrive for business ist ebenfalls einfach. Wahrscheinlich ist es sogar noch einfacher. Die Sache mit OneDrive for Business ist, dass nur Sie allein Zugriff auf die Dateien haben, die Sie hier speichern. Damit andere Personen auf Dateien oder Ordner in Ihrem Laufwerk zugreifen können, müssen Sie diese zunächst freigeben.

Es ist möglich, den Link automatisch mit einer E-Mail-Nachricht von OneDrive for Business zu teilen. Andererseits können Sie sich entscheiden, den Link herauszukopieren und ihn manuell zu teilen. Auf diese Weise können Sie ihn per Textnachricht oder E-Mail teilen. Nachdem dies geklärt ist, erfahren Sie hier, wie Sie Dateien auf OneDrive for Business mit internen Benutzern teilen können.

Schritt 1 - Gehen Sie zu Ihrem bevorzugten Browser auf Ihrem PC und öffnen Sie OneDrive for Business.

Schritt 2 - Melden Sie sich mit Ihren Office 365-Anmeldedaten an.

Schritt 3 - Öffnen Sie die Seite Dokumente.

Schritt 4 - Wählen Sie die Datei aus, die Sie für Ihre internen Benutzer freigeben möchten.

Schritt 5 - Klicken Sie auf die Schaltfläche Freigeben.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen und wählen Sie Teilen.

Schritt 6 - Wenn Sie die Datei verfolgen möchten, können Sie auf die Schaltfläche Optionen klicken. Wählen Sie hier die Option Erweitert aus und klicken Sie auf Verfolgen.

wie man eine Datei verfolgt

Schritt 7 - Als nächstes sehen Sie ein Freigabe-Dialogfeld. Hier geben Sie die E-Mail-Adressen oder Namen der Empfänger Ihrer Datei ein. Außerdem fügen Sie hier eine optionale einleitende Nachricht hinzu und legen die Berechtigungen fest. Um über die Berechtigungen zu entscheiden, klicken Sie auf die Schaltfläche mit der Aufschrift Kann bearbeiten. Es wird Ihnen eine Liste mit Optionen angezeigt.

Klicken Sie auf Teilen, um die Datei zu senden

Schritt 8 - Senden Sie die Datei, indem Sie auf Teilen klicken.

Sie erhalten eine Bestätigungsmeldung, dass Ihre Datei gesendet wurde. Wenn Sie stattdessen einen Ordner freigeben möchten, können Sie die gleichen Schritte ausführen. Auf diese Weise erhalten die Empfänger Zugriff auf alle Dateien im freigegebenen Ordner. Hier sind einige Details über einen freigegebenen OneDrive Business-Ordner, die Sie wissen sollten:

  1. Nach der Freigabe eines Ordners sehen alle Empfänger alle Änderungen, die Sie an diesem Ordner vornehmen. Das bedeutet, dass Sie mit den Dateien, die Sie zu diesem Ordner hinzufügen, vorsichtig umgehen müssen.
  2. Wenn Sie nur eine Datei innerhalb eines Ordners freigeben möchten, kopieren Sie die Dateiverknüpfung und geben sie als Link für Ihre Empfänger frei.

Eine weitere Möglichkeit, Ihre Dateien auf OneDrive for Business freizugeben, ist die manuelle Freigabe. Das bedeutet, dass Sie den Link kopieren und per E-Mail oder Textnachricht an Ihre gewünschten Empfänger weitergeben. Da Sie nun wissen, wie Sie Dateien auf OneDrive for Business für interne Benutzer freigeben können, lassen Sie uns weitermachen.

Teil 2: Freigabe zwischen OneDrive und OneDrive for Business

Wie wir bereits gesagt haben, verwechseln so viele Leute OneDrive mit OneDrive for Business. Auch wenn es sich bei beiden um Produkte desselben Unternehmens handelt, erfüllen sie unterschiedliche Funktionen. OneDrive ermöglicht es Ihnen, Ihre Dateien zu synchronisieren, sie zu speichern und mit anderen Personen zu teilen.

OneDrive for Business ist komplett anders. Dem Namen nach ist es wahrscheinlich OneDrive mit zusätzlichen Unternehmensfunktionen. Falsch, es ist viel mehr als nur ein Cloud-Speicherdienst. Es ermöglicht Unternehmen, ihren Mitarbeitern einen persönlichen Speicherort zur Verfügung zu stellen, den sie zentral verwalten können. Das macht es Ihren Teammitgliedern leichter, gemeinsam an Aufgaben zu arbeiten.

Warum sollten Sie Dateien zwischen OneDrive und OneDrive for Business teilen wollen? OneDrive funktioniert nur für persönliche Zwecke und es gibt nicht genug Speicherplatz für Büroarbeiten. Sie erhalten mehr Speicherplatz auf OneDrive for Business, da jeder Benutzer Zugriff 1 TB Speicherplatz hat. Außerdem gibt es den Vorteil der zentralen Steuerung und der einfacheren Zusammenarbeit auf OneDrive for Business.

Methode 1 - Herunter- und Hochladen

Eine einfache Möglichkeit, Dateien zwischen OneDrive und OneDrive for Business zu teilen, ist die Download- und Upload-Methode. Wie das funktioniert, zeigen wir Ihnen in den folgenden Schritten:

Schritt 1 - Öffnen Sie OneDrive in Ihrem Webbrowser und melden Sie sich mit den entsprechenden Anmeldedaten an.

Schritt 2 - Gehen Sie zu Ihren Dateien und wählen Sie die Datei aus, die Sie mit OneDrive for Business teilen möchten.

Schritt 3 - Nachdem Sie die Datei ausgewählt haben, laden Sie sie auf Ihren PC herunter.

Laden Sie die Datei auf Ihren Computer herunter

Schritt 4 - Öffnen Sie OneDrive for Business in Ihrem Webbrowser.

Ziehen und Ablegen der Datei

Schritt 5 - Sie können die Datei, die Sie hochladen möchten, einfach aus Ihrem Datei-Explorer in das OneDrive for Business-Fenster ziehen. Dadurch wird der Upload-Prozess automatisch gestartet. Sie können jedoch auch den langwierigen Prozess des Hochladens über den Webbrowser durchlaufen, indem Sie den Upload-Button verwenden.

Methode 2 - Über den Desktop

Viele Leute ziehen es vor, Dateien über den Desktop auszutauschen. Dies ist eine einfachere und unkompliziertere Methode. Nur damit Sie es wissen, OneDrive und OneDrive for Business können auf demselben Computer laufen. Um diese Methode zu nutzen, müssen Sie zunächst beide Apps auf Ihren Computer herunterladen.

Kopieren von OneDrive personal zu OneDrive for business und umgekehrt

Beim Herunterladen von OneDrive und OneDrive for Business werden jeweils separate Ordner erstellt. Mit dieser Methode müssen Sie nicht das Internet verwenden, um Dateien zu synchronisieren. Alles, was Sie tun müssen, ist, die Datei oder Dateien, die Sie freigeben müssen, zu kopieren und am anderen Ort einzufügen. Auf diese Weise können Sie Dateien ganz einfach zwischen OneDrive und OneDrive for Business verschieben.

Eine letzte Methode ist die Verwendung einer Drittanbieter-App. Mehrere Apps von Drittanbietern ermöglichen es Ihnen, OneDrive und OneDrive for Business einfach zu synchronisieren.

Fazit

Herzlichen Glückwunsch, jetzt wissen Sie, wie Sie Dateien auf OneDrive for Business freigeben können. OneDrive for Business macht die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern sehr viel einfacher. Sie können beginnen, diese Vorteile zu genießen und Dateien sowohl mit internen als auch externen Benutzern zu teilen.

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